Como consultor, uma das batalhas do meu dia-a-dia é manter-me organizado. Quando o caos se torna a regra do dia, quando a tarefa torna-se desafiadora, acabo me sentindo ineficiente e frustrado. Manter o caos sob controle nem sempre é fácil. A lei de Murphy é sua comanheira em cada esquina do dia. Assim como voce (ou eu mesmo) pode manter-se organizado? Existem muitos caminhos – e você pôde se surpreender porque não são todos relacionados com sua lista de afazeres. Estou falando sobre como trabalhar de forma inteligente e eficiente. Vamos dar uma olhada em algumas dicas que podem nos ajudar a passar o dia sem ficar andando em voltas atras do rabo.
Quando eu começo meu dia de trabalho, já tenho uma programação pronta. Existem dias que esse horário é flexível. Quando for este o caso, use a estrutura do dia para que você tenha tempo para descomprimir depois de realizar uma atividade mais cansativa, como produzir um relatorio, proposta ou uma reunião onde apresentou um projeto. Não se programa de modo que tenha de exercer uma tarefa após a outra. Fracione atividades dificeis em varias atividades simples, com pequenos intervalos entre elas para uma volta, um café ou um telefonema. Aproveite para ler alguns emails. E certifique-se de agendar parte do dia para almoçar dignamente. Nada de sanduiches rapidos ou empurrar o horario até o meio da tarde. Nunca subestime o poder de revitalização de um bom almoço.
Infelizmente, nós consultores que temos varios clientes e ainda lecionamos dirigimos. É parte do nosso trabalho visitar clientes. Tente reduzir o tempo atras do volante ao minimo, sem pensar em se locomover numa motocicleta (voce nao consegue carregar seu escritorio nas costas) nem utilizando transporte publico. O Brasil é um país quente e voce deve trajar paletó e gravata. O taxi é uma alternativa viavel se o cliente estiver perto de seu trabalho. A escolha do meio de transporta deve fazer parte da sua programação diaria. Assim mesmo deve tentar reduzir suas locomoções, com emails, skipe, videoconferencias e outras ferramentas de contato. Se você tem quatro clientes para visitar em diferentes pontos da cidade num dia de trabalho, tentar programá-los de modo que o seu deslocamento sejasempre o minimo. Lemnre-se: se a cabeça não pensa, os pés pagam estacionamento, pedagio, e outras continhas que pesam no fim do mes.
Uma coisa que eu percebi ao longo dos anos é que o caos gera mais caos. Se seu carro é um campo de batalha, os seus hábitos de trabalho vão refletir isso. Tenho visitado clientes de carona com colegas que me pedem um minuto antes de eu sentar no banco do passageiro por conta da quantidade de papeis, revistas, documentos, pastas, cabos e outras quinquilharias. Até restos do McDonald eu encontro no chao e no assento. Você fica umm bom tempo dentro do seu carro. Se for uma extensão do seu escritorio, organize-se.
Eu entendo que todos nós estamos ligados num smartphone, netbook, gluetooth, wifi e outros gadgets. Eu quero um tablet PC, e voce deve estar pensando:eu vou parecer um um consultor inteligente e antenado para o meu cliente. Surpresa! Seu clientenão está pensando nisso. Tendo um PC de mais de R$7 mil não fará você mais sexy mais do que jeans fazem você parecer gordo. Ter sempre à mão um caderno e uma caneta (pode ser Bic) demostra que voce é atencioso, sempre disponivel apra anotar observações de seus clientes e, mesmo num carro, no transito engarrafado, o papel da boot mais rapido que seu Windows 7.
Eu tenho que gerenciar uma lista enorme de senhas, e esta lista inclui varias senhas de acessos a sistemas de coientes. Não posso simplesmente manter essas senhas em uma planilha ou um documento de texto. Eu uso um aplicativo (tipo wallet) para manter, gerenciar e proteger todas as minhas senhas pessoais e profissionais. Você não dá apenas garantia de segurança das senhas dos meus clientes, mas o principal é que não tem que se lembrar de todos elas. Apenas certifique-se de usar uma chave forte de criptografia para proteger seu wallet.
Se você é como eu, transporta certa quantidade de papel a cada visita que realizad para seus clientes – mesmo que apenas sob a forma de notas. Se você mantiver essa papelada arrumada frouxamente em uma mochila, como se aquele recheio que encontramos dentro da mochila quando vamos na loja, vai fazer papel de palhaço na frente do cliente. Eu tenho uma pasta pronta e organizada para cada cliente. Mesmo quando for para tomar notas e quando voltar ao escritório, transferi-las para um formato digital. Se os médicos fazem, porque nós não podemos?
Eu tenho um smartphone. Uso para acessar o email quando estou em transito e para ter uma visão rapida da minha agenda de compromissos, sem falar que ele mantém todos os meus contatos. Alguns colegas usam Android, Windows, blackberry, enquanto outros utilizam iPhones. A marca, a operadora e o sistema operacional não importam tanto quanto a sua capacidade de mantê-lo organizado e conectado. E porque a maioria dos smartphones são tudo-em-um, você não estará carregado de um monte de ferramentas e aplicativos dispersos só para gerenciar seu adorável caos diario.
Outra ferramenta que descobri e que agora não abro mão é o bluetooth, principalmente quando estou dirigindo. Falar ao telefone enquanto dirige pode causar problemas desde uma multa de transito até um acidente, o que atrasará sua reunião (pode até perder um negocio) até perder seu excritorio movel. Compre um Bluetooth. Seu bolso, seu seguro sua família e sua garganta vão te agradecer.
Se voce tiver alguma sugestão para compartilhar comigo sobre os bons habitos profissionais dos consultores, o espaço está aberto.
Até
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